Vue d'ensemble
Le module Dossiers de Mizan permet de créer et de suivre les dossiers judiciaires du cabinet, en regroupant les informations relatives aux clients, adversaires, procédures, documents et membres chargés du dossier.
Depuis ce module, vous pouvez créer un dossier, consulter ses informations, suivre ses procédures, gérer ses documents, affecter les membres du cabinet et modifier son statut ou l'archiver.
Créer un nouveau dossier
Pour créer un nouveau dossier, ouvrez le module Dossiers, puis cliquez sur Ajouter un dossier.
Champs obligatoires
Les informations suivantes sont nécessaires pour créer le dossier :
- Numéro de dossier interne
- Date d'ouverture
- Matière principale
- Au moins un client
Informations du dossier
- Numéro de dossier interne : référence interne du dossier. Il doit être unique.
- Date d'ouverture : date d'ouverture du dossier au sein du cabinet.
- Matière principale : matière juridique à laquelle le dossier appartient.
- Clients : au moins un client doit être associé au dossier.
- Adversaires : un ou plusieurs adversaires peuvent être ajoutés lorsque cela est nécessaire.
- Numéro du greffe : numéro du dossier auprès du tribunal, lorsqu'il est disponible.
- Date d'enregistrement au greffe : date d'enregistrement du dossier auprès du tribunal, lorsqu'elle est disponible.
Statuts du dossier
Le statut d'un dossier dans Mizan indique l'état actuel du traitement de l'affaire.
Ouvert
Le dossier vient d'être créé. Le cabinet rassemble les pièces ou attend de compléter les éléments nécessaires avant de commencer le travail.
En cours
Le cabinet travaille activement sur le dossier, notamment lorsqu'une procédure ou une exécution est en cours.
En attente
Le travail sur le dossier est temporairement suspendu, par exemple dans l'attente d'une décision du client ou d'une information nécessaire.
Clôturé
L'affaire est terminée et le dossier est clôturé.
Transitions entre les statuts
Lorsqu'un statut est modifié, Mizan autorise uniquement les transitions prévues à partir du statut actuel.
Si le statut actuel est : Ouvert
Il peut être modifié en :
Après la création du dossier et la préparation des éléments initiaux, le travail peut commencer ou le dossier peut être clôturé s'il n'y a plus de suivi à effectuer.
Si le statut actuel est : En cours
Il peut être modifié en :
Tant que le cabinet travaille sur le dossier, celui-ci reste « En cours ». Si le travail doit être temporairement suspendu, il peut passer « En attente », ou « Clôturé » lorsque l'affaire est terminée.
Si le statut actuel est : En attente
Il peut être modifié en :
Ce statut est utilisé lorsque le travail est temporairement bloqué, par exemple dans l'attente d'une décision du client ou d'un élément nécessaire à la poursuite du dossier. Une fois la cause de l'attente levée, le dossier peut repasser « En cours ».
Si le statut actuel est : Clôturé
Le dossier peut, exceptionnellement, être rouvert :
Cette transition est prévue uniquement lorsqu'un nouvel élément nécessite la reprise du travail sur un dossier précédemment clôturé.
Procédures
Un dossier peut contenir une ou plusieurs procédures qui lui sont associées.
Pour ajouter une procédure, ouvrez l'onglet Procédures, puis cliquez sur Ajouter une procédure.
Documents et pièces jointes
Les documents et pièces jointes peuvent être associés au dossier depuis l'onglet Documents et pièces jointes, afin de conserver les documents liés à l'affaire au même endroit.
Membres chargés du dossier
Un dossier peut être affecté à plusieurs membres du cabinet, avec un rôle défini pour chacun.
Pour ajouter un membre, cliquez sur Ajouter un avocat.
Informations à renseigner
- Le membre
- Le rôle dans le dossier
- La date d'affectation
- La date de fin d'affectation, si nécessaire
Rôles disponibles
- Responsable
- Collaborateur
- Plaidant
- Stagiaire sous supervision
Archivage
Un dossier peut être archivé lorsqu'il n'est plus nécessaire de le conserver parmi les dossiers actifs.
Clôturer le dossier
Concerne l'état de l'affaire et la fin du travail sur celle-ci.
Archiver le dossier
Concerne l'organisation des dossiers et leur déplacement vers l'archive.
Un dossier archivé peut également être désarchivé afin de le réintégrer aux dossiers actifs.
Suppression du dossier
Un dossier peut être supprimé définitivement lorsque cela est nécessaire.
Les points essentiels à retenir
- Le numéro de dossier interne doit être unique.
- Les informations obligatoires doivent être renseignées lors de la création du dossier.
- Au moins un client doit être associé au dossier.
- Le statut du dossier suit des transitions définies.
- Un dossier clôturé peut exceptionnellement repasser « En cours ».
- La clôture et l'archivage sont deux notions différentes.
- La suppression d'un dossier est définitive et irréversible.