نظرة عامة
يُستخدم قسم الملفات في Mizan لإنشاء ملفات القضايا ومتابعتها، مع ربط كل ملف بالموكلين والخصوم والإجراءات والوثائق والأعضاء المكلفين به.
من هذا القسم يمكنك إنشاء ملف جديد، الاطلاع على معلوماته، متابعة إجراءاته، إدارة الوثائق، تعيين أعضاء المكتب، وتغيير حالة الملف أو أرشفته.
إنشاء ملف جديد
لإنشاء ملف جديد، انتقل إلى قسم الملفات ثم اضغط على: إضافة ملف جديد.
الحقول الإلزامية
يجب إدخال المعلومات التالية لإنشاء الملف:
- رقم الملف الداخلي
- تاريخ فتح الملف
- المادة
- موكل واحد على الأقل
معلومات الملف
- رقم الملف الداخلي: المرجع الداخلي للملف، ويجب أن يكون فريداً.
- تاريخ فتح الملف: تاريخ فتح الملف داخل المكتب.
- المادة: المادة التي ينتمي إليها الملف.
- الموكلون: يجب اختيار موكل واحد على الأقل.
- الخصوم: يمكن إضافة خصم واحد أو أكثر عند الحاجة.
- رقم المحكمة: رقم الملف لدى المحكمة، إن كان متوفراً.
- تاريخ التسجيل بالمحكمة: تاريخ تسجيل الملف بالمحكمة، إن كان متوفراً.
حالات الملف
تعبر حالة الملف في Mizan عن مرحلة العمل الحالية على القضية.
مفتوح
تم إنشاء الملف، والمكتب بصدد استكمال الإجراءات الأولية، مثل جمع الوثائق أو انتظار استكمال المتطلبات قبل مباشرة العمل.
نشط
المكتب يعمل فعلياً على الملف، سواء كانت هناك مسطرة قضائية أو عملية تنفيذ جارية.
قيد الانتظار
العمل على الملف متوقف مؤقتاً بسبب انتظار عنصر معين، مثل قرار من الموكل أو معلومة ضرورية لمواصلة العمل.
مغلق
انتهى العمل على القضية وتم إغلاق الملف.
انتقالات حالات الملف
عند تغيير حالة الملف، يمكن الانتقال فقط إلى الحالات المسموح بها انطلاقاً من الحالة الحالية.
إذا كانت الحالة الحالية: مفتوح
يمكن تغييرها إلى:
بعد إنشاء الملف واستكمال المعلومات الأولية، يمكن بدء العمل عليه أو إغلاقه إذا لم يعد هناك ما يستوجب متابعته.
إذا كانت الحالة الحالية: نشط
يمكن تغييرها إلى:
إذا كان المكتب يعمل على الملف، تبقى حالته «نشط». وإذا تعذر مواصلة العمل مؤقتاً، يمكن وضعه «قيد الانتظار»، أو «مغلق» عند انتهاء القضية.
إذا كانت الحالة الحالية: قيد الانتظار
يمكن تغييرها إلى:
تُستخدم هذه الحالة عندما يتوقف العمل مؤقتاً بسبب انتظار قرار من الموكل أو معلومة أو عنصر ضروري لمواصلة الملف. عند زوال سبب الانتظار، يمكن إعادة الملف إلى «نشط».
إذا كانت الحالة الحالية: مغلق
يمكن، بشكل استثنائي، إعادة فتح الملف:
يُستخدم هذا الانتقال فقط عند ظهور عنصر جديد يستوجب استئناف العمل على ملف سبق إغلاقه.
الإجراءات
يمكن أن يحتوي الملف على إجراء واحد أو عدة إجراءات مرتبطة به.
لإضافة إجراء جديد، افتح تبويب الإجراءات ثم اضغط على إضافة إجراء.
الوثائق والمرفقات
يمكن ربط الوثائق والمرفقات بالملف من خلال تبويب الوثائق والمرفقات للحفاظ على المستندات المرتبطة بالقضية ضمن ملفها.
الأعضاء المكلفون بالملف
يمكن إسناد الملف إلى أعضاء من المكتب وتحديد دور كل عضو.
لإضافة عضو، اضغط على إضافة محامي.
عند إضافة عضو، يتم تحديد:
- العضو
- الدور في الملف
- تاريخ التكليف
- تاريخ انتهاء التكليف، عند الحاجة
الأدوار المتوفرة
- مسؤول
- متعاون
- مرافع
- متدرب تحت إشراف
الأرشفة
يمكن أرشفة الملف عندما لا يعود من الضروري إبقاؤه ضمن قائمة الملفات النشطة.
إغلاق الملف
يتعلق بحالة القضية وانتهاء العمل عليها.
أرشفة الملف
تتعلق بتنظيم الملفات ونقل الملف إلى الأرشيف.
يمكن أيضاً إلغاء أرشفة الملف لإعادته إلى الملفات النشطة.
حذف الملف
يمكن حذف الملف نهائياً عند الحاجة.
أهم ما يجب تذكره
- رقم الملف الداخلي يجب أن يكون فريداً.
- يجب إدخال المعلومات الأساسية المطلوبة عند إنشاء الملف.
- يجب ربط موكل واحد على الأقل بالملف.
- حالة الملف تخضع لانتقالات محددة.
- يمكن إعادة الملف المغلق إلى حالة نشط بشكل استثنائي.
- إغلاق الملف وأرشفته مفهومان مختلفان.
- حذف الملف نهائي وغير قابل للتراجع.